01 SUBSIDY INQUIRY
問題回覆：30 人以下政府數位化補助
依首次會議的承諾，我們已代為查詢 30 人以下企業可申請的數位轉型補助。
經濟部商業發展署三十人以下服務業數位轉型培力補助
補助內容
員工數位培訓課程，12 小時以上，可搭配軟體使用費
補助金額
每位完訓員工最高 NT$10,000，每家上限 NT$100,000
上限 100,000
受理申請期間
至 2025 年 12 月 31 日 17:00 止
已截止
官方資訊
www.dtts.org.tw ／ 諮詢電話 02-2162-1101
初步結論
這項補助已無法適用本次專案時程，該計畫已於 2026 年 3 月執行完畢，新梯次尚未公告。另外也需說明，我們目前並非該補助的合格訓練單位，即使未來開放新梯次，也無法直接為貴單位開立可核銷的訓練憑證。若貴單位希望確認自身資格條件，建議直接洽詢主辦單位。
02 CURRENT STATE
我們對貴單位現況的理解
已具備完整經驗與成熟流程，但關鍵環節仍仰賴人工銜接與個人記憶。
目前日常作業分散在五個地方，彼此之間沒有完整連線：
五者之間目前沒有連線，銜接靠人工確認、人工抄寫、人工追蹤
這樣的作業方式在過去能支撐日常營運，但隨著學員量、課程量、文件量與評鑑要求增加，人工銜接的成本與風險也逐漸提高。
03 CORE NEEDS
四項核心需求
減少重複作業NEED 01
報價從詢問到成交會經過多個階段，每個階段都可能重新填寫或複製客戶資料，造成時間浪費與錯誤機率。未來希望資料只輸入一次，後續流程自動沿用。
流程進度可視化NEED 02
一堂課從報備、審查、簽到、成績、結案到歸檔涉及多個步驟與人員，目前難以一眼掌握哪些進行中、哪些已完成、哪些逾期、哪些卡在特定人員。未來希望透過管理儀表板直接掌握。
知識傳承NEED 03
排課與講師媒合高度依賴資深同仁經驗，例如哪位講師適合哪類課程、何時適合排課、哪些組合容易出問題、臨時異動怎麼處理。這些知識若未整理下來，新人接手會有斷層風險。
報表自動化NEED 04
每月每季需整理人次、營業額、成長率等報表，目前仍需人工拉表與製圖。未來希望日常資料自然累積，主管需要時直接查看即時儀表板。
04 DESIRED OUTCOMES
貴單位期望達成的結果
讓人力回到服務本身 ：減輕同仁被繁瑣、低效的流程綁住，把時間留給服務與溝通縮短新人學習曲線 ：讓新人更快上手，減少對單一資深同仁的依賴主管即時掌握營運狀況 ：透過管理儀表板看到進度、異常與經營數字有溫度的顧客關係流程 ：建立符合品牌定位的行銷與客戶管理方式縮短行政作業時間 ：報價、簽回、請款、追款、收集回饋等流程更順暢
本案的本質
不只是導入一套工具，而是協助貴單位把多年累積的營運經驗，轉成可傳承、可追蹤、可管理的數位流程。
05 ASSESSMENT
我們的初步判斷
這個案子的難度不在單一技術，而在於流程環節多、彼此交錯。
報價流程、班務卷宗、排課媒合、ISO 文件、舊系統資料、學員查詢、證書與評鑑資料，彼此之間都有關聯。如果沒有先釐清流程邊界與資料流向，直接進入建置，很容易發生以下問題：
系統做完才發現流程理解不完整
欄位與權限設計需要重做
不同部門需求互相衝突
舊系統能否介接尚未確認
建置費用與時程不斷追加
因此我們認為，投入正式開發或建置之前，先把流程梳理清楚，才是決定成敗的關鍵步驟。
貴單位上次提出的優先順序
以下為依 8 月 13 日 需求會議內容整理的初步優先順序。實際導入順序仍需透過前期顧問需求訪談，進一步確認各部門的使用情境、急迫程度與系統可行性。
優先度 子系統 主要使用者 核心問題 短期 報價流程 業務、會計、主管 多階段重複填資料、進度難追蹤 中期 班務管理 行政、主管 卷宗流程無法即時掌握 中期 排課與講師媒合 教務、行政 排課知識依賴資深同仁記憶 長期 知識庫與 ISO 文件 全體同仁 文件分散在 NAS，版本與有效期難管理 持續累積 管理儀表板 主管 每月每季報表需人工整理
06 ARCHITECTURE
建議的系統架構
不替換現有系統，而是在現有基礎上補一層日常營運骨幹。
既有報名系統已承擔課程上架、報名、繳費與查詢等功能，這些不應輕易更動，尤其在系統已運作多年、又可能與總會或其他據點共用的情況下，更應優先維持穩定。
學員線上報名 課程上架 繳費 報名查詢
學員個人資料 簽到表產出 NAS 舊檔案
↓ 單向讀取，不寫回舊系統
第二層 Notion 營運骨幹DAILY OPERATIONS
我方建置，貴單位可自行維護
報價流程 排課與講師媒合 班務卷宗
ISO 文件庫 知識庫 管理儀表板 待辦追蹤
↓ 真的需要寫程式的，只有這幾件
第三層 少量客製工具OPTIONAL
需求確認後再評估，第一期不急著開發
複訓提醒 特定資料同步 自動化小工具
這樣的設計可以避免一開始就大規模客製開發，也能降低導入風險
07 DATA MODEL
資料怎麼組織
以「課程場次」為中樞，而不是以「學員」為中樞。
所有內部流程都掛在同一個中樞上，資料不重複輸入
為什麼是場次而不是學員
貴單位學員量體大，一年新增約兩萬筆 ；若以學員作為主要資料中心，資料量會快速累積
Notion 適合管理流程、文件、任務、關聯與營運資料，但不適合承載大量學員主檔
卷宗本來就是一堂課一份、排課排的是場次、報表統計的也是場次
ISO 與評鑑多數也會回到課程場次與文件紀錄
至於學員主檔、個資、報名紀錄與既有查詢資料，應在需求分析階段進一步確認保留位置與資料流向。
08 COURSE LIFECYCLE
一堂課從頭到尾會發生什麼
未來理想狀態下，一堂課是一條完整的生命週期。
STEP 01
課程上架
課程在既有報名系統上架。若 API 條件允許，可讓新系統讀取課名、日期、班別、地點與人數。
STEP 02
建立課程場次
確認開課後，在內部系統建立一筆課程場次，成為後續所有流程的中心。
STEP 03
展開卷宗流程
依課程類型自動展開對應模板：報備、審查、簽到單、成績、結案報告、歸檔、待補資料。
STEP 04
進度與待辦追蹤
每個步驟有負責人、期限與狀態。主管從儀表板看到進行中、未完成、逾期與負責人。
STEP 05
營運數據更新
若 API 支援，定期同步報名人數與課程狀態，成為管理儀表板的基礎。
STEP 06
結案與知識累積
文件、問題紀錄、講師回饋與行政備註整理回該場次，逐步成為營運知識庫。
行政人員不需要從空白頁開始，只需依照模板逐步完成
09 WHY NOTION FIRST
建議方向：Notion 為主，少量客製為輔
不是所有事情都用 Notion，也不是所有事情都客製，而是依需求選擇最適合的方式。
為什麼會這樣建議
貴單位目前最缺的不是單一功能，而是一套可持續調整的內部系統框架。在缺乏這個框架的情況下，優先順序應該是：先把流程整理清楚，將流程系統化，將日常作業數位化，讓資料可以累積，未來再在這個基礎上導入更多自動化與 AI 應用。也就是說，AI 化不是第一天就發生，而是需要先有清楚的流程、結構化的資料與可被搜尋的知識庫。
為什麼初期適合用 Notion
在初期需求仍容易變動的情況下，Notion 的優勢是建立速度快、初期成本相對低、修改方便、自由度高，欄位與流程模板可以持續調整，貴單位未來也可以自行維護，不需要一開始就把所有規格定死。
相較之下，如果一開始就開發全新的客製系統，通常需要在前期高度確認規格與架構。否則後續每一次修改，都可能要重新開發、額外報價、等待排程、重新測試，並再花時間溝通需求。
什麼放哪裡SCOPE SPLIT
報價流程 CRM 客戶管理 班務卷宗 排課與講師資料
ISO 文件庫 SOP 與知識庫 管理儀表板 待辦追蹤
文件版本與有效期提醒
學員主檔 報名資料 繳費紀錄
學員登入查詢 既有課程報名頁
複訓提醒 證書查詢或下載 特定 API 同步
對外前台 與既有系統的自動化資料交換
實際哪些資料應保留在既有系統、哪些可以進入 Notion，仍需在需求分析階段確認。第一階段會優先用貴單位未來能自行維護的方式，解決大部分日常流程問題；真的需要寫程式的部分，等需求確認後再規劃，避免一開始就留下貴單位難以維護的客製系統。
10 ROADMAP
數位化、數據化、AI 化的導入路徑
本案不是單純做一套表格，而是可以分三階段逐步提升。
PHASE 01
數位化
報價流程數位化 卷宗流程數位化 ISO 文件集中管理
排課與講師資料結構化 SOP 與知識庫整理
PHASE 02
數據化
課程場次統計 報價成交率 報名人數趨勢
卷宗完成率 逾期項目統計 管理儀表板
PHASE 03
AI 化
用自然語言查詢內部文件 AI 協助找到 SOP、範本、紀錄
新人更快取得正確資訊 主管快速查詢營運狀況與文件依據
先有清楚的流程，資料才會累積；有了資料，AI 才有東西可以查
11 LICENSING
Notion 授權費說明
依 Notion 官方定價，建議使用商業版。此費用由貴單位自行訂閱。
Notion Business 商業版
年付方案，以匯率 32 粗估約 NT$640／人／月、NT$7,680／人／年
US$20 / 人 / 月
月繳方案
實際金額以 Notion 官網與刷卡當時匯率為準
US$24 / 人 / 月
為什麼建議商業版，而不是 Plus
本案的核心價值之一是 AI 企業級搜尋 與文件有效期驗證 ，這兩項只有商業版以上才有，Plus 方案並不包含。
一、AI 企業級搜尋
同仁可以直接用自然語言提問，例如「堆高機課程的簽到單範本在哪裡」、「ISO 文件最新版是哪一版」、「某堂課的結案流程做到哪裡」、「新人要看哪一份 SOP」。AI 會從貴單位自己的文件、資料庫與知識庫中找答案，並附上來源，讓同仁可以點回原始文件確認。這對新人培訓、文件查找、主管查詢與知識傳承都很重要。
二、文件有效期驗證
商業版可支援文件有效期與驗證管理，協助避免過期文件無人察覺。這對 ISO 文件、SOP、教材與內部規範特別重要。
三、資料庫細部權限
本案會涉及業務、會計、行政、主管，以及外部講師或協力廠商等不同角色。商業版可支援較細緻的資料庫權限設計，有助於區分誰可以看、誰可以編輯、誰只能查看特定內容。
貴單位 ISO 文件的分級權限需求細節（例如是否需要列印控管、浮水印或簽核流程），我們會在前期顧問訪談中優先確認，再據此判斷哪些部分適合放在 Notion、哪些需要其他做法配合。
四、較完整的團隊協作能力
商業版適合用於內部正式營運系統，可支援部門協作、權限管理、文件集中化、儀表板、任務追蹤、知識庫與 AI 搜尋。
席次建議SEATS
授權費不一定要一次買到全員，可隨導入階段逐步增加。
這筆費用是貴單位自己的訂閱、自己的帳號，資料也屬於貴單位，可自行匯出。我們協助建置與規劃，但不代管帳號所有權。
12 DATA SECURITY
資料安全與個資處理原則
涉及學員資料、課程紀錄與主管機關評鑑資料，需在規劃階段就先定義清楚。
我們不會直接假設某一種處理方式一定適用，而是會在前期顧問需求訪談中，將以下問題列為重點確認事項：
身分證字號是否需要進入新系統
若只做身分核對，是否可以採取辨識完即用即丟的方式
是否只需記錄「已核對」狀態，而不保存完整身分證字號
學員主檔應保留在既有系統，還是部分資料需要進入 Notion
若與舊系統介接，是否採取 API 單向只讀
是否需要從 Notion 回寫資料到舊系統
各類個資的保存年限為何
健康聲明書、簽到表、電子郵件、電話等資料是否會進入流程
是否有主管機關或內部規範，限制資料存放地或跨境傳輸
我們的原則
我們會協助整理技術面與資料流向，但涉及主管機關要求、個資保存年限、跨境傳輸限制等法遵判斷，仍建議由貴單位與內部主管、法遵單位或主管機關確認。
13 OPEN QUESTIONS
目前仍待確認的事項
以下八項會影響方案設計與報價精準度，建議在前期顧問階段一併釐清。
決策權在總會還是新竹中心
需要確認既有課程系統的 API 串接，是新竹中心可自行決定，還是需要總會核准。
也需確認總會、中壢、台南是否使用同一套系統。若涉及總會系統，可能需要總會窗口一起參與後續會議。
合約主體與付款流程
需要確認後續若合作，合約主體是協會還是新竹中心，以及：
發票抬頭與統一編號 用印流程 是否需送總會核准 顧問費或建置費是否有內部核准門檻
既有系統與外包廠商
需要確認現有兩套系統是否由同一家廠商管理，以及：
兩套系統的技術窗口分別是誰 既有維護合約是否允許第三方介接 API API 是現成可用，還是需要另外開發 是否有測試環境 是否有呼叫頻率或資料存取限制
排課同仁與知識萃取
排課同仁的確切退休日期 該同仁是否願意配合訪談、錄影或 SOP 整理 是否有其他同仁可協助驗證排課知識 下一次實際排課大約在什麼時候 希望知識萃取的成果是文字 SOP、錄影，還是系統頁面
講師端需求
目前尚未掌握講師端的作業方式，需確認：
講師是特約還是內部同仁 排課後如何通知講師 講師是否需要登入系統查看課程 講師是否需要看到學員名單或簽到狀況 講師證照或資格效期是否需要追蹤
證書與成績管理
目前用 Canva 製作的是哪一類證書 哪些證書由官方測驗系統產出 證書字號如何編列 補發流程如何處理 學員是否需要自行查詢或下載證書 考試成績目前記錄在哪裡
學員資料與個資保存
除身分證外，還有哪些個資會進入流程 電話、電子郵件、健康聲明書、簽到表等資料需保存多久 哪些資料應保留在既有系統，哪些可以進入 Notion 是否接受 Notion 商業版資料預設存放於境外 是否有主管機關對資料存放或跨境傳輸的特殊要求
ISO 文件與評鑑要求
ISO 文件目前有多少份 一階到四階文件如何管理 文件修訂紀錄需保存多久 是否需要記錄誰看過文件 是否需要文件有效期提醒 是否需要簽核流程 下次評鑑大約在什麼時候
14 CONSULTING PHASE
為什麼建議先做前期顧問需求訪談
本案尚有多個關鍵變數未確認，直接進入建置容易造成時程延誤與費用追加。
這個階段的目的
釐清跨部門流程
確認既有系統邊界
評估 API 與資料介接可行性
梳理報價、班務、排課、ISO 文件四大流程
確認個資與資料安全原則
盤點實際使用者與權限需求
形成後續可建置、可報價、可執行的系統規格
為什麼需要先簽署 NDACONFIDENTIALITY
接下來若要進行跨部門需求訪談，會需要接觸貴單位較細的內部資訊，例如現行報價表單與文件範本、課程系統可讀欄位、API 或外包廠商技術資訊、ISO 文件架構、班務卷宗範本、講師資料、往年課表、內部流程與權限設定，以及部分可能涉及學員資料的流程說明。
為確保貴單位資料不會外洩，我們建議在前期顧問階段開始前，先簽署保密協議。NDA 的目的不是增加流程，而是讓雙方都能在安全的前提下，把需求問清楚、資料看完整，避免後續規劃失準。
服務進行方式HOW IT WORKS
STEP 01
發送員工需求問卷
先掌握不同角色目前的作業方式、常見問題、重複作業、文件使用情況與系統期待。
員工 10 到 12 人 主管 3 位 會計部門 行政與實際操作人員
STEP 02
線上或線下需求訪談
問卷回收後，依角色與流程安排訪談。
報價流程 班務卷宗 排課與講師媒合 ISO 文件管理 主管報表與會計流程 權限與舊系統介接
STEP 03
系統分析與需求整理
將需求整理成可規劃、可討論、可建置的系統架構。
哪些適合用 Notion 哪些保留在既有系統 哪些未來需要客製 哪些流程要先重整 哪些資料需要被保護
STEP 04
規劃更精準的方案
只有在需求與限制條件更清楚後，才能規劃出更精準的方案。
這也是我們建議先做前期顧問需求訪談，而不是直接進入建置的原因
15 DELIVERABLES & FEE
交付物與費用
前期顧問階段完成後，將交付一份可作為後續正式建置藍圖的系統分析文件。
詳細系統設計報告DELIVERABLE 01
整合各部門問卷與訪談結果，整理現況流程、主要需求、角色分工、系統功能需求與後續建置範圍，並提供完整功能規格書。
Notion 架構圖DELIVERABLE 02
以視覺化方式呈現各模組關係、主要資料庫設計方向、資料庫連結方式、權限分層設計，以及 Notion 與既有系統、客製功能的分工邊界。
使用者情境分析圖DELIVERABLE 03
針對業務、會計、行政、主管、排課人員等不同角色，描繪從進入系統、使用功能、完成工作到產出結果的完整情境。
文件著作權歸貴單位所有
貴單位可將規格書用於內部討論、預算申請，或作為後續向其他廠商詢價比較的依據。
CONSULTING FEE
前期顧問需求訪談與系統分析
NT$30,000含稅，一次性費用
費用包含
員工需求問卷設計與整理
線上或線下需求訪談
現況流程盤點
系統需求分析
初步架構規劃
成果文件整理
成果說明與一次修訂
費用可全額折抵
若後續由本團隊承接正式建置，前期顧問費可全額折抵後續建置費用。
16 NEXT STEPS
下一步與約定事項
確認後即可進入前期顧問分析階段，流程如下。
STEP 01
簽署 NDA
在接觸內部資料前先完成保密協議
STEP 02
發送員工問卷
掌握各角色作業方式與系統期待
STEP 03
需求訪談
安排線上或線下訪談，逐一釐清流程
STEP 04
系統分析與規劃文件
整理成後續可建置、可報價的規格
其他約定事項TERMS
NOTE 01
軟體訂閱費用
Notion 訂閱費用由貴單位直接向 Notion 訂閱，不含於本報價內。我方可協助提供方案建議、席次規劃與導入設定，但帳號與訂閱本身由貴單位自行持有與付款。
NOTE 02
保密承諾
所有合作過程中涉及的資料、文件與討論內容，均受保密協議保護，僅供本專案內部使用。在進行跨部門訪談與檢視內部文件前，建議雙方先完成 NDA 簽署。
NOTE 03
顧問分析交付時程
顧問分析成果文件，於簽署報價單確認合作後 14 個工作天內交付。
NOTE 04
建置時程
系統建置時程將依確認後的模組規劃細節進行估算。
貴單位目前的問題，不是缺少經驗，而是多年累積下來的流程與知識，仍分散在不同工具、紙本、資料夾與人員記憶之中。
我們建議的方向，是先不急著推翻既有系統，也不一開始就投入高成本客製開發，而是先用 Notion 建立可維護、可調整的日常營運骨幹，再依實際需求補上少量必要的客製工具。
而前期顧問需求訪談，正是把這條路徑規劃清楚的第一步。
流程數位化 → 資料數據化 → 知識 AI 化
新竹職業訓練中心 × DIGILEV 數位槓桿
DIGITAL WORKFLOW & SYSTEM PROPOSAL · 2026 / 08 / 27